Cuánto tiempo conservar la documentación de un peritaje médico (y cuándo borrarla)
No hay un plazo único en la ley para que el perito guarde la historia clínica de un caso. Hay un principio —no más de lo necesario— y varios plazos que ayudan a fijar qué es «necesario».
Un perito que lleva unos años trabajando acumula algo incómodo: decenas de carpetas con historias clínicas de personas que no son sus pacientes, de casos que terminaron hace tiempo. La pregunta llega tarde o temprano: ¿cuánto tiempo tengo que guardar esto, y cuándo debo borrarlo?
La respuesta corta es que no hay un número en la ley para el perito. Hay un principio, y varios plazos que ayudan a aplicarlo.
El principio: no más de lo necesario
El RGPD fija la regla en su artículo 5.1.e: los datos se conservan durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento. Es el principio de limitación del plazo de conservación.
Para el perito, la finalidad es el dictamen y el procedimiento en el que se usa. Mientras ese procedimiento está vivo —y puede tener que ratificar el informe en el juicio o aclararlo—, la documentación es necesaria. Cuando termina, deja de serlo.
Recordemos que el perito es el responsable del tratamiento de esos datos (RGPD y perito médico). Fijar el plazo es una decisión suya, y debería estar escrita en su registro de actividades.
Los plazos que ayudan a fijar qué es «necesario»
La Ley 41/2002 no es el plazo del perito
El artículo 17 de la Ley 41/2002 obliga a los centros sanitarios a conservar la documentación clínica, como mínimo, cinco años desde el alta de cada proceso asistencial. Se cita mucho, pero no se dirige al perito: él no custodia la historia clínica, recibe una copia para un fin concreto. Es una referencia, no una obligación propia.
La responsabilidad del perito
Lo que sí puede justificar conservar la documentación después de terminar el caso es la posibilidad de que se exija responsabilidad al propio perito por su dictamen. Si el cliente reclama por un informe deficiente, el perito necesitará demostrar en qué documentación se basó.
La acción de responsabilidad contractual prescribe, con carácter general, a los cinco años (art. 1964 del Código Civil). Es un plazo razonable de referencia para el expediente de trabajo del perito.
Bloquear no es lo mismo que conservar
Aquí está el matiz que más se olvida. Cuando termina la finalidad, la LOPDGDD (art. 32) no permite seguir usando los datos «por si acaso»: obliga a bloquearlos. Bloquear significa:
- identificarlos y reservarlos, impidiendo cualquier tratamiento;
- mantenerlos solo a disposición de jueces, tribunales, el Ministerio Fiscal o las autoridades, para exigir las responsabilidades derivadas del tratamiento, y solo durante su plazo de prescripción;
- y destruirlos cuando ese plazo vence.
En la práctica: archivo cerrado, fuera de la carpeta de trabajo, sin acceso de colaboradores y con una fecha de destrucción anotada.
Lo que no es documentación clínica
Facturas, presupuestos y datos de contacto del cliente siguen sus propios plazos, mercantiles y fiscales. No conviene mezclarlos con la documentación clínica, que es la que exige el mayor cuidado.
Un calendario razonable
Sin ser un plazo legal, este esquema suele funcionar para el expediente de trabajo del perito:
| Fase | Qué hacer con la documentación |
|---|---|
| Encargo en curso | Disponible para trabajar, con acceso restringido |
| Procedimiento abierto | Conservar: puede hacer falta ratificar o aclarar |
| Procedimiento terminado | Bloquear: archivo cerrado, sin uso |
| Prescripción de responsabilidades | Destruir de forma segura |
Lo importante es que el plazo esté decidido y escrito, y que se aplique de forma sistemática, en lugar de depender de que alguien se acuerde de limpiar la carpeta.
Y en la plataforma con la que trabajas
Si los documentos del caso viven en una herramienta en la nube, sus plazos de conservación también son los tuyos. En PeriaMed están fijados y se aplican de forma automática:
- Informes generados: 365 días.
- Documentos del caso en «Mis Casos»: 730 días, como tope máximo.
- Caso archivado: 90 días.
- Conversaciones del chat del caso: 14 días desde la última interacción.
- Enlaces de subida para abogados: 72 horas como máximo.
Dos advertencias, porque los plazos honestos las necesitan: el borrado automático puede demorarse hasta 48 horas desde el vencimiento, y la copia de seguridad continua mantiene un dato suprimido recuperable hasta 35 días. La tabla completa está en privacidad y RGPD.
La consecuencia práctica para el perito: el informe que firma y entrega debe guardarlo en su propio archivo. La plataforma es el lugar de trabajo, no el archivo definitivo del expediente.
Conclusión
Ninguna norma da al perito médico un número de años para conservar la documentación de un caso. El RGPD le obliga a no guardarla más de lo necesario. Mientras el procedimiento sigue vivo, la necesita; después, solo puede bloquearla mientras pueda exigírsele responsabilidad, y destruirla al vencer ese plazo. Decidirlo por escrito y aplicarlo siempre igual es lo que distingue una política de conservación de una carpeta que crece sin control.
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Referencias
- Unión Europea. Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos. (Art. 5.1.e: limitación del plazo de conservación; art. 17: derecho de supresión.)
- España. Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales. BOE-A-2018-16673. (Art. 32: bloqueo de los datos.)
- España. Ley 41/2002, básica reguladora de la autonomía del paciente. BOE-A-2002-22188. (Art. 17: conservación de la documentación clínica.)
- España. Real Decreto de 24 de julio de 1889, Código Civil. BOE-A-1889-4763. (Art. 1964: prescripción de las acciones personales.)
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántos años debe guardar un perito la documentación clínica de un caso?
- No hay un plazo legal específico para el perito. El RGPD exige no conservar los datos más tiempo del necesario para la finalidad (art. 5.1.e). En la práctica, el criterio se construye con la duración del procedimiento, la posibilidad de tener que ratificar o aclarar el dictamen y el plazo durante el que podría exigirse responsabilidad al perito; durante ese último periodo los datos se bloquean, no se usan.
- ¿Los cinco años de la Ley 41/2002 se aplican al perito?
- No directamente. El artículo 17 de la Ley 41/2002 obliga a los centros sanitarios a conservar la documentación clínica, como mínimo, cinco años desde el alta de cada proceso asistencial. El perito no es el centro que custodia la historia clínica: recibe una copia para un fin concreto. Ese plazo es una referencia útil, pero no es el suyo.
- ¿Qué significa bloquear los datos?
- Es una obligación de la LOPDGDD (art. 32): cuando procede suprimir los datos, el responsable debe identificarlos y reservarlos, impidiendo su tratamiento, salvo para ponerlos a disposición de jueces, tribunales, el Ministerio Fiscal o las autoridades para exigir las posibles responsabilidades derivadas del tratamiento y solo durante su plazo de prescripción. Pasado ese plazo, se destruyen.